TOERFIETSCLUB (TFC) NOORDWIJK
Governancecode/bestuursreglement
Versie 1.1, 9 september 2021
Deze Governancecode bevat de (gedrags)regels van en voor het bestuur van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk. De regels zijn mede tot stand gekomen door de inwerkingtreding van de WBTR per 1 juli 2021 en het stappenplan van ‘De Nederlandse Associatie’ (wbtr.nl).
Inhoudsopgave
1.3. Wat is ‘een goed Bestuurder’
1.4. Wat moet het bestuur doen en wat moet ik als bestuurder weten?.
3.1. Voor huidige bestuursleden
3.2. Voor nieuwe bestuursleden
3.3. Voor aftredende bestuursleden
5. Afwezigheid van bestuursleden
1. WBTR
1.1. Waarom de WBTR?
In het verleden zijn er incidenten geweest bij verenigingen. Grote en kleine incidenten, bij grote en kleine verenigingen. Zo hebben bestuurders zichzelf of hun vrienden verrijkt ten nadele van de vereniging of stichting. Ook zijn er regelmatig gevallen geweest van slecht bestuur, onzorgvuldig handelen, onduidelijke afspraken en misbruik van stemrecht. Elk jaar komen tientallen zaken aan het licht waarbij sprake is van financiële malversaties, fraude, zelfverrijking en overtreding van regels. Bestuursleden hebben het eigen belang boven dat van de vereniging gezet. Over een aantal financiële wantoestanden is grote maatschappelijke verontwaardiging ontstaan.
Het erge is, dat medebestuursleden vaak niets in de gaten hebben. Er wordt immers binnen de vereniging in goed onderling vertrouwen gewerkt. Misstanden worden pas duidelijk als het te laat is.
De wetgever wil misstanden tegengaan om verenigingen en hun bestuursleden te beschermen. Daarom is de WBTR er gekomen. Alle verenigingen, grote en kleine, moeten bestuurlijk professioneler worden. Het doel is voorkomen van misstanden. Om dat te bereiken, zijn regels gemaakt en ingesteld. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk als hun vereniging zich niet aan de nieuwe wet houdt.
1.2. Het gevolg van deze WBTR
Besturen van verenigingen hebben de verplichting ervoor te zorgen dat alle bestuursleden handelen volgens de wet. Ieder bestuurslid moet altijd het belang van de vereniging dienen. Als dat niet gebeurt en er gaat wat mis, is ieder bestuurslid persoonlijk aansprakelijk. En dus niet alleen het bestuurslid dat zich niet aan de regels heeft gehouden. Het bestuur moet aangeven en vastleggen hoe de vereniging daarvoor zorgt.
In de wet heet dit dat alle bestuurders van verenigingen en stichtingen ‘gehouden zijn een goed bestuurder te zijn'.
Het is dus verstandig om als bestuur en/of bestuurslid ervoor te zorgen dat jij en jouw vereniging aan de wet voldoen. Alleen op die manier kun je de kans op problemen minimaliseren. Mocht het tot juridische procedures komen, is het heel belangrijk te kunnen aantonen dat je zaken goed hebt geregeld.
1.3. Wat is ‘een goed Bestuurder’?
Simpel gezegd: een goed bestuurder dient het belang van de vereniging en houdt zich aan de afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. De wet omschrijft waaraan die afspraken moeten voldoen.
Alle bestuursleden moeten weten hoe het zit. Dus elk bestuurslid moet geïnformeerd worden en zichzelf oriënteren op deze wet. Dat voorkomt onaangename verrassingen.
1.4. Wat moet het bestuur doen en wat moet ik als bestuurder weten?
Het is belangrijk dat alle bestuursleden op de hoogte zijn van de nieuwe wet en de gevolgen daarvan voor iedere bestuurder persoonlijk. Het bestuur heeft de taak alle maatregelen te nemen zodat de vereniging aan de wet voldoet.
Iedere bestuurder moet kennisnemen van alle onderwerpen van dit document, zodat hij of zij weet wat de vastgelegde afspraken zijn.
Op die manier neem je als bestuur grote stappen om de risico’s op het gebied van mogelijke aansprakelijkheid inzichtelijk te hebben, maatregelen te nemen deze te beperken en dus de kans om aansprakelijk te kunnen worden gesteld zo klein mogelijk te maken.
2. Goed bestuur
- Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
- Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur, maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
- Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij publiceren de belangrijkste beslissingen op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
- Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
- Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.
- Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
- Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
- Bij uitgaven boven € 15.000 vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes in het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
- Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
- Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een actiepuntenlijst op van de belangrijkste genomen besluiten. Bij meer dan 3 bestuurders leggen wij vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De afgehandelde actiepunten worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.
- Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor de vereniging. We brengen in kaart welke risico's er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.
- Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per 3 jaar).
3. Aansprakelijkheid
3.1. Voor huidige bestuursleden:
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:
- Dat we bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
- Dat we handelen volgens de wet, statuten en reglementen.
- Wij voldoen aan de administratieplichten.
- Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
- Wij doen geen betalingstoezeggingen, zonder onderliggend contract/factuur.
- Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten.
- Via ING bank kunnen twee bestuurders toegang krijgen tot de bankrekening(en).
3.2. Voor nieuwe bestuursleden
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
- De financiële toestand van de vereniging.
- De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
- De (onderlinge) werkafspraken.
- De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
- De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
- De inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
3.3. Voor aftredende bestuursleden
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
- Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
- Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel en de bank.
- Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
- Vastlegging van de afspraken.
Ten aanzien van de afspraken onder 3.1, 3.2 en 3.3 spreken wij af:
- Deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per 3 jaar)
- Om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
4. Tegenstrijdig belang
- Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
- Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
- Tijdens een bestuursvergadering waarbij een aanschaf op de agenda staat, wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
- Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
- Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing verwijzen naar een bijzondere Algemene Ledenvergadering.
- Bij een tegenstrijdig belang van het gehele bestuur wordt de beslissing verwezen naar de Algemene Ledenvergadering.
- Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
- I. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
- II. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek of borg door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.
- Wij spreken af deze afspraken minstens eens in de 3 jaar te controleren op actualiteit.
5. Afwezigheid van bestuursleden
- Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
- Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders (zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie) tot de eerste bijzondere Algemene Ledenvergadering.
- Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de 'Raad van Wijze Lieden' bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien, eventueel uit eigen kring. Het tijdelijke bestuur zal uit tenminste 3 personen bestaan.
- Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
- Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per 3 jaar te controleren op actualiteit en relevantie.
6. Meervoudig stemrecht
- Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
7. Toezicht
- Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
- Wij hebben geen Raad van Toezicht en ook geen one-tier board.
- Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:
- De Commissies
8. Bindende voordracht
- Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
- Onze vereniging kent geen bindende voordracht.
9. Raadgevende stem
- Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
- De raadgevende stem is voor onze vereniging niet van toepassing.
10. Slotbepaling
De bepalingen van deze Governance code zijn bindend voor alle bestuursleden van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk.
Door lid te worden van het bestuur van de TFC accepteert men de statuten, het huishoudelijk reglement, het Protocol omgang met persoonsgegevens en deze Governance code.
