TOERFIETSCLUB (TFC) NOORDWIJK

 

Huishoudelijk Reglement

 

Versie 1.0, 14 december 2018

Dit huishoudelijk reglement bevat de (gedrags)regels van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk, voortgekomen uit ToerFietsClub (TFC) Zilveren Kruis.

Er worden dag- en avondritten, maand- en meerdaagse tochten en sociale evenementen georganiseerd.

 

 

Inhoud

Lidmaatschap. 

Contributie. 

Bestuur. 

Bestuursverkiezing. 

Bestuursleden. 

Raad van Wijze Lieden. 

Commissies. 

Ritten en tochten. 

Rijgedrag tijdens ritten en tochten. 

Taken kopmannen. 

Taken rit-eigenaar. 

Voor vertrek. 

Vertrek. 

Groepsgrootte. 

Snelheid. 

Samen uit, samen thuis. 

Aandachtspunten. 

Gedrag. 

Kleding. 

Sponsoring. 

Uitsluiting onderlinge aansprakelijkheid. 

Aanhanger. 

Betalingen. 

Slotbepaling. 

 

Lidmaatschap

Iedereen kan zich bij het bestuur als kandidaat lid van de vereniging aanmelden. Het bestuur legt de aanmelding voor aan de leden. Als er steekhoudende bezwaren tegen lidmaatschap blijken te zijn, wordt de kandidaat als lid geweigerd. De kandidaat wordt van de beslissing (zowel positief als negatief) altijd schriftelijk op de hoogte gesteld.

Contributie

De contributie over het verenigingsjaar dient, in de maand januari van elk jaar, te worden betaald. De hoogte van de contributie wordt voor actieve en inactieve leden vooraf door algemene ledenvergadering vastgesteld.

Nieuwe leden die in een lopend jaar toetreden worden geacht het voor dat deel van het jaar vastgestelde contributiebedrag zo spoedig mogelijk en voor aanschaf van verenigingskleding te betalen.

Bestuur

Het bestuur bestaat uit ten minste drie meerderjarige personen die door de algemene vergadering uit de leden zijn benoemd.

Bestuursverkiezing

Als een bestuurslid te kennen geeft met zijn functie te willen stoppen doet het bestuur een voorstel voor een opvolger aan de leden. Dit voorstel zal aan de leden gestuurd worden minimaal 14 dagen voor overdracht van de functie. Tegenkandidaten kunnen schriftelijk worden voorgedragen bij het bestuur als drie (3) leden deze nominatie schriftelijk steunen. Deze voordracht moet minimaal 7 dagen voor overdracht van de functie bij het bestuur worden aangemeld.

Bij meerdere kandidaten wordt er gestemd.

De stemming tijdens de algemene vergadering is schriftelijk. De ter plaatse uitgebrachte stemmen en de bij het bestuur ingebrachte schriftelijk stemmen welke door afwezige leden kunnen worden afgegeven voorafgaande de algemene vergadering, worden samengevoegd.

Vindt de stemming niet plaats tijdens de algemene ledenvergadering dan zal er schriftelijk worden gestemd en worden alle binnengekomen stemmen tot het vastgestelde ijkpunt als geldig genomen. Na telling van de geldige stemmen wordt de kandidaat met de meeste stemmen tot bestuurslid benoemd.

Bestuursleden

De voorzitter

De voorzitter is de persoon die leiding geeft aan het bestuur. Hij organiseert jaarlijks een vergadering voor alle leden en op deze vergadering wordt het beleid van het bestuur toegelicht. Hij onderhoudt contacten met de volgende commissies:

  • · Raad van Wijze Lieden
  • · Commissie lief en leed (waar de voorzitter zelf lid van is)
  • · Evenementen Commissie.

De secretaris

De secretaris onderhoudt de communicatie zowel binnen als buiten de vereniging. Tevens houdt hij de ledenadministratie bij en maakt een jaarverslag dat op de jaarlijkse vergadering aan de leden bekend wordt gemaakt. De secretaris onderhoudt contacten met de volgende commissies:

  • · Programma Commissie
  • · Commissie kleding en materiaal
  • · Evenementen Commissie.

De penningmeester

De penningmeester voert de financiële administratie van de vereniging. Hij beheert de financiële middelen van de vereniging en int de contributie van de leden en de sponsorgelden. Tevens verricht hij de betalingen namens de vereniging. Hij maakt een financieel jaarverslag en een begroting, die op de jaarlijkse vergadering aan de leden wordt voorgelegd. De penningmeester onderhoudt contacten met de volgende commissies:

  • · Commissie kleding en materiaal
  • · Kascontrole commissie.

Raad van Wijze Lieden

De Raad van Wijze Lieden geeft het bestuur gewenst of ongewenst advies op alle gebieden. De Raad van Wijze Lieden is toegankelijk voor alle leden. In overleg en afhankelijk van het onderwerp wordt vertrouwelijkheid gewaarborgd. Ingeval van inwerking treden van Artikel 6 van de statuten wordt deze Raad altijd geraadpleegd.

Commissies

Het bestuur wordt bijgestaan door een aantal commissies. Deze commissies worden benoemd en ontbonden door het bestuur en kunnen uitsluitend uit leden van de vereniging bestaan. Zij organiseren een deel van de activiteiten van de vereniging. De commissies af met het bestuur.

Programma Commissie

Stelt het jaarprogramma op en presenteert deze tijdens de algemene ledenvergadering.

Zorgt ervoor dat er tijdens de tochten kopmannen beschikbaar zijn.

Organiseert/coördineert diverse activiteiten, t.w.:

  • Meerdaagse
  • Maandtochten
  • Oliebollenrit
  • Wegbrengtochten e.d.
  • Thematochten

Evenementen commissie

Deze commissie organiseert diverse activiteiten waaraan ook de partners van de leden kunnen deelnemen. Onder andere organiseert deze commissie de openingsrit van het wielerseizoen waarna de verenigingskampioen gehuldigd wordt.

Commissie Kleding en Materiaal

Deze commissie beheert het magazijn en regelt de afgifte en verkoop van kleding en materiaal. Op vastgestelde tijden kunnen de leden kleding en materiaal bij deze commissie verkrijgen. De prijzen van kleding en materiaal worden bij de penningmeester afgerekend.

Kascontrole commissie

Minimaal een keer per jaar controleert de kascontrole commissie de financiële administratie van de penningmeester. Geconstateerde tekortkomingen worden direct aan het bestuur gemeld. Op de jaarlijkse vergadering doet deze commissie verslag van haar bevindingen.

Commissie lief en leed

Deze commissie besteedt aandacht aan zieken, jubilea, geboortes en overlijden binnen de vereniging.

Ritten en tochten

Elke week worden er in verenigingsverband een aantal dag- en avondritten gereden. De aanvangstijden en verzamelpunten worden tijdig door de secretaris bekend gemaakt en staan op de website vermeld.

Regelmatig worden er maand- en/of speciale tochten georganiseerd of wordt er deelgenomen aan een georganiseerde tocht.

Eens per jaar wordt er een meerdaagse tocht georganiseerd. Hiervoor moet vooraf worden ingeschreven.

Bij voorinschrijvingen voor zowel tochten als de meerdaagse tocht geldt het principe “wie het eerst komt…….”.

Verschillende snelheden

Er zijn drie groepen binnen de TFC, t.w.:

By Pass Groep        – snelheid 23 - 25 km/u gemiddeld

Stay-ers                    – snelheid 25 - 27 km/u gemiddeld

Buitenblad               – snelheid 27 - 30 km/u gemiddeld

Voor de volgende ritten en tochten is het tempo aangepast:

Maandrit  – rit voor alle leden van alle groepen met aangepaste snelheid

Meerdaagse – na aanmelding, wordt als groep gereden met aangepaste snelheid

AD Bokaal – openingsrit van het seizoen, voor alle leden met aangepaste snelheid

Alle reguliere ritten worden met de boven genoemde snelheden van de diverse groepen verreden

Rijgedrag tijdens ritten en tochten

Deelname aan tochten en ritten gebeurt altijd op eigen risico.

Het dragen van een valhelm tijdens alle ritten en tochten is verplicht.

Wij gunnen minder sterke rijders een plek in de luwte.

Je bent ambassadeur voor sponsoren en begunstigers.

Tijdens ritten en tochten hebben de zogenaamde “kopmannen” de leiding. Deze “kopmannen” zijn aangesteld door het bestuur en op de website als zodanig benoemd. Als er geen kopman beschikbaar is neemt, in overleg, een van de leden de rol van kopman op zich. De door de kopman gegeven instructies dienen te worden opgevolgd. Afwijkingen worden aan het bestuur gemeld.

Om iedereen in de gelegenheid te stellen ook eens een rit te begeleiden is een zgn. “rit-eigenaar” in het leven geroepen. De rit-eigenaar wordt bijgestaan door een “kopman”.

Taken kopmannen

Binnen de “By Pass”, “Stay-ers” en “Buitenblad” groep dient altijd één kopman de leiding van de rit op zich te nemen. Hij of zij is de eerste aanspreekpunt van de groep, ook voor derden (hulpverleners, politie, etc.) in geval van aanrijding, valpartij, etc.

  • Maakt zich bekend als kopman voorafgaande aan de rit
  • Bepaald de route die gereden gaat worden
  • Vóór en tijdens de rit is er geen ruimte voor discussie over de route, met name om veiligheid van de deelnemers te waarborgen
  • Bewaakt de snelheid en zorgt ervoor dat die in overeenstemming is met de afspraken
  • Heeft een dynamische plek in het peloton, fiets meestentijds voorin het peloton (hoeft niet continu op kop) en laat zich af en toe afzakken om de sfeer te peilen en of alles naar wens verloopt; deelnemers aan een rit bieden zich aan om (tegenwind-) kopwerk te verrichten
  • Houdt het gedrag van de groep in de gaten en spreekt de deelnemers aan op afwijkend gedrag zoals: in waaier rijden, afval dumpen, niet doorgeven/opvolgen van commando’s etc.
  • Is proactief bezig met de veiligheid binnen het peloton; iedereen in het peloton is zelf volledig verantwoordelijk voor de eigen veiligheid
  • Is alert op de veiligheid van de deelnemers tijdens de rit, maar ook tijdens pech (bijvoorbeeld bandreparatie)
  • Assisteert de rit-eigenaar en waarschuwt als er te hard wordt gereden

Taken rit-eigenaar

Een rit-eigenaar meldt zich vooraf bij de kopman en stemt zijn route af. Als de kopman akkoord is wordt de rit-eigenaar de route- en snelheidsbepaler van de rit. De kopman ondersteund en functioneert als coach voor de rit-eigenaar. Een rit-eigenaar kan een toekomstig kopman zijn.

  • Maakt zich bekend als rit-eigenaar voorafgaande aan de rit
  • Hij bepaalt de route die gereden gaat worden
  • Bepaalt de snelheid
  • Volgt de instructies van de kopman op

Voor vertrek

Vóór vertrek moet door de kopman/rit-eigenaar op hoofdlijnen worden aangegeven welke ronde/route zal worden gereden. Met welke afstand alsmede waar en wanneer er wordt gepauzeerd en hoe laat terug in Noordwijk. Het staat de kopman/rit-eigenaar vrij om op enig moment “koers vrij” te geven.

Vertrek

Er wordt het hele jaar door gefietst, met uitzondering van speciale ATB tochten, alleen op de weg en verharde paden. De vertrektijden van de verschillende groepen staan op de website vermeld. Voor de “Buitenblad” groep is deze tijd op zaterdag afwijkend van de andere groepen. Gezamenlijk vertrek van verschillende snelheidsgroepen dient voor vertrek goed te worden afgestemd waar eventueel wordt gesplitst.

De start van alle ritten is bij sporthal Duinwetering te Noordwijk.

Groepsgrootte

Uit oogpunt van veiligheid heeft een groepsgrootte van 16 - 20 personen de voorkeur. Grotere groepen zouden zich moeten splitsen.

Snelheid

Wanneer deze voor een persoon te hoog is, dan moet deze persoon dit aangeven door te roepen en dit aan de kopman kenbaar maken. Het is ook de sociale verantwoording van degenen die achteraan rijden om als het moeilijk of lastig is voor een rijder, dit door te geven naar voren. De laatste man/vrouw rijdt nooit alleen!

Samen uit, samen thuis

Alle ritten worden gereden volgens het principe “samen uit, samen thuis”. Dit betekent dat er in een tempo gereden wordt, dat door iedereen is te volgen.

Uitzondering:

  • Een persoon of groep besluit eerder terug te gaan of een andere richting op te rijden. Daarmee maakt/maken hij/zij geen deel meer uit van de groep; op vrijwillige basis zal een ander lid deze persoon vergezellen. De kopman moet worden geïnformeerd als besloten wordt de groep te verlaten.

Niet mogelijk:

  • Als een persoon de groep wil verlaten omdat het tempo te hoog is. Hier moet worden gewacht en de snelheid worden aangepast
  • Als het vermoeden bestaat dat een persoon in een gezondheidsprobleem verkeert, is begeleiding door een lid verplicht, zelfs als dit door de persoon wordt afgewezen

Maatregelen:

  • Een persoon die structureel een groep ophoudt omdat de verkeerde groep is gekozen zal worden gevraagd een volgende keer met een groep mee te rijden waarbij de snelheid lager is. Er hoeft de volgende keer ‘geen’ rekening meer met die persoon worden gehouden als het gaat om snelheid.

Aandachtspunten

  • Volg de raadgevingen van de kopman op
  • Rijd niet in een waaier
  • Rijd maximaal twee aan twee
  • Rijd zoveel mogelijk rechts
  • Benader (T-)kruisingen en stoplichten rustig
  • Geef bijzondere situaties door van voor naar achter en v.v. d.m.v. roepen en/of armbewegingen
  • Niet doortrekken na een bocht totdat iedereen door de bocht is
  • Niet doortrekken na een wegversmalling tot iedereen is gepasseerd
  • Na het passeren van een stoplicht met aangepaste snelheid doorrijden totdat de groep compleet is
  • Op smalle paden of bij gering overzicht achter elkaar rijden (ritsen) of matigen tempo
  • Het gebruik van een triatlonstuur is niet toegestaan

Gedrag

  • Houd je aan de verkeersregels
  • Houd zichtbaar en tijdig rekening met anderen in het verkeer
  • Gebruik een fietsbel
  • Geeft tijdig aan welke richting je gaat volgen
  • Blijf beleefd tegen andere weggebruikers
  • Respect voor natuur en milieu
  • Rijd altijd op het aangegeven fietspad, tenzij door de kopman anders bepaald
  • Passeer een wandelaar of fietser met gepaste snelheid en tussenruimte
  • Volg aanwijzingen van politie en/of verkeersregelaars op
  • Neem een ID-kaart en (zorg-)verzekeringspas mee
  • Zorg dat je fiets in goede staat van onderhoud verkeerd

Kleding

  • Periodiek wordt er verenigingskleding aangeschaft, die men via de commissie kleding en materiaal kan kopen. Vooraf wordt bekend gemaakt wat er aangeschaft kan worden.
  • Om de investering van de sponsor recht te doen, wordt er verwacht dat de verenigingskleding tijdens alle ritten wordt gedragen. Tijdens de dag- en avondritten betreft dit een willekeurig verenigingstenue, tijdens de AD bokaal, de maandtochten en de eerste en de laatste dag van de meerdaagse is dit verplicht het nieuwste verenigingstenue.
  • Als er tijdens een door de vereniging georganiseerde tocht of rit schade aan de kleding ontstaat, door bijvoorbeeld een valpartij, kan deze tegen gereduceerd tarief worden vervangen.

Sponsoring

Zilveren Kruis

Met Zilveren Kruis bestaat een sponsorovereenkomst.

Het Zilveren Kruis logo beeldmerk wordt exclusief op het tenue gedragen.

Met instemming van Zilveren Kruis is een uitzondering voor Kraska B.V. mogelijk t.w. logo beeldmerk op de lange broek.

Sponsoren en Begunstigers

Hiervan worden indien gewenst op de website van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk het logo vermeld.

De bijdragen van sponsoren en begunstigers worden eenmaal per jaar door de penningmeester gefactureerd. Eenmalige (evenementsponsoring) bijdragen worden zo spoedig mogelijk gefactureerd.

Nieuwe sponsoren en begunstigers kunnen zich via het bestuur aanmelden

De relatie tussen ToerFietsClub (TFC) Noordwijk en sponsoren en begunstigers zonder contract kan door beide partijen schriftelijk worden beëindigd. De vermelding op de website van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk wordt verwijderd als de looptijd van de gedane bijdrage (1 jaar) is afgelopen. Restitutie vindt niet plaats.

Als de factuur voor de sponsoring niet binnen een maand na verzending is betaald neemt ToerFietsClub (TFC) Noordwijk aan dat de sponsor/begunstiger niet langer als zodanig wenst te worden gezien en zal de website vermelding worden verwijderd.

Uitsluiting onderlinge aansprakelijkheid

Een lid dat deelneemt aan ritten en tochten van de TFC is er zich terdege van bewust dat hier risico's aan verbonden zijn en tevens dat de deelname geheel voor risico van het betreffende lid is.

In de TFC geldt de regel dat een lid in geval van schade aan fiets en/of kleding en in geval van lichamelijk letsel nooit een ander lid hiervoor aansprakelijk kan of zal stellen.

De voorgaande regel geldt, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld, een en ander ter beoordeling van en beslissing door het bestuur.

Dit alles laat onverlet dat het betrokkenen altijd vrij staat om in goed overleg de zaak op een voor hen beiden gewenste manier te regelen.

De TFC adviseert de leden om serieus te overwegen om zelf, voor eigen rekening, een schadeverzekering af te sluiten.

Aanhanger

Leden kunnen de aanhanger van de vereniging tegen vergoeding gebruiken. Aanvragen lopen via de penningmeester. De aanhanger dient terug gebracht te worden in dezelfde staat waarin deze geleend is. Defecten dienen direct te worden gemeld aan het bestuur. De huurprijzen worden op de website gepubliceerd.

Betalingen

Bij inschrijving voor de meerdaagse dient er direct bij inschrijving een door de commissie meerdaagse vastgesteld bedrag als aanbetaling overgemaakt te worden.

Uitgaven die gemaakt worden tijdens ritten en tochten, bijvoorbeeld koffie en soep, worden direct voldaan. Iedereen dient er dan ook voor te zorgen voldoende geld bij zich te hebben tijdens deze tochten.

Slotbepaling

De bepalingen van dit reglement zijn bindend voor alle leden van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk.

Door lid te worden van de TFC accepteert men de statuten, het huishoudelijk reglement en het Protocol omgang met persoonsgegevens.