TOERFIETSCLUB (TFC) NOORDWIJK

 

Protocol Omgaan met persoonsgegevens

 

Versie 1.0, 14 december 2018

 

 

Protocol Omgaan met persoonsgegevens

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk, voortgekomen uit ToerFietsClub (TFC) Zilveren Kruis, hierna te noemen “de vereniging”.

 

 

Inhoudopgave

  1. 1. Algemene Privacy Statement voor website en social media. 2
  2. 2. Doeleinden van de gegevensverwerking. 2
  3. 3. Gebruik van foto’s. 3
  4. 4. Gebruik van ‘cookies’ op onze website. 3
  5. 5. Ledenadministratie. 4
  6. 6. Persoonsgegevens die wij verwerken. 4
  7. 7. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. 5
  8. 8. Hoe je jouw rechten ten aanzien van je persoonsgegevens kunt uitoefenen. 5
  9. 9. Websites van derden. 5
  10. 10. Wijzigingen Privacy Statement. 5

Bijlage 1: Protocol met betrekking tot fotograferen. 6

Bijlage 2: Social Media protocol 7

 

 1. Algemene Privacy Statement voor website en social media

De website www.tfczilverenkruis.nl wordt beheerd door ToerFietsClub (TFC) Noordwijk, hierna te noemen “onze website”. Als u onze website bezoekt, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u bijvoorbeeld invult bij het contactformulier. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de vereniging uw privacy, onder andere door naleving van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover verenigbaar met de doeleinden zoals uiteengezet dit document.

2. Doeleinden van de gegevensverwerking

De informatie die de vereniging op onze website en social media meldt, zijn bedoeld als informatievoorziening voor nieuwe leden, huidige leden, ouders van minderjarige leden en andere betrokkenen. Deze informatie is vrij toegankelijk.

We informeren op het gebied van informatie m.b.t. de basiszaken van de vereniging, zoals contributie, ritten, evenementen binnen en buiten de vereniging, en belangrijke informatie vanuit bestuur en/of commissies.

Wij vinden het belangrijk dat wij middels onze informatie zoveel mogelijk kunnen laten zien wat er zoal gaande is in de vereniging.

Wij beheren de volgende informatie:

  • Gegevens van leden, oud leden, begeleiders, sponsoren en begunstigers nodig voor de vereniging zoals door deze personen zelf aan de vereniging verstrekt.
  • Foto’s; te denken valt aan foto’s van evenementen en ritten.
  • Verslagen van evenementen die georganiseerd worden voor de leden van de vereniging.
  • Informatie vanuit Bestuur en commissies.
  • Informatie aangeleverd door ‘derden’ voor activiteiten waar de vereniging aan mee doet.

De vereniging publiceert informatie via de volgende kanalen:

  • Algemene informatie over de vereniging via tekst zoals te vinden op de website www.tfczilverenkruis.nl.
  • Via ons clubbericht
  • Onze ledenvergaderingen
  • Via social media zoals bv Twitter, Instagram, Facebook etc.
  • Via regionale media zoals B.O., De Noordwijker, Weekendkrant etc.

3. Gebruik van foto’s

Zoals aangegeven maken wij gebruik van foto’s; deze foto’s gebruiken we ook op deze website en onze social media (Twitter, Instagram, Facebook etc.) Middels foto’s geef je een snelle illustratie over evenementen en ritten. Dit betekent dat wij op allerlei momenten foto’s kunnen nemen ter illustratie van onze website, social media en andere nieuwsuitingen. Wij gaan hierbij te werk volgens de door de vereniging opgestelde gedragsregels omtrent fotograferen zoals is gesteld in bijlage 1. Ondanks dat wij de privacy van onze leden zo goed mogelijk middels deze regels en code proberen te bewaken, kan het zijn dat een lid liever niet heeft dat er foto’s worden gebruikt van hem/haar of zijn/haar kinderen. Uiteraard respecteert de vereniging deze keuze. Via het bestuur kan dit schriftelijk of via e-mail worden aangeven.

4. Gebruik van ‘cookies’ op onze website

Om deze website beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op jouw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende je gebruik van deze website verzameld. Deze informatie kan verzameld worden door gebruik te maken van zogenaamde ‘cookies’. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de bezochte webpagina automatisch op je computer worden geplaatst. Het gebruik van ‘cookies’ kan via de instellingen van je browser worden uitgeschakeld.

5. Ledenadministratie 

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk voert een ledenadministratie. Er worden regelmatig back-ups van de gegevens gemaakt.

Gegevens

De ledenadministratie bevat alleen de gegevens zoals door het lid of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger ingevuld bij aanmelding, dan wel zoals later aan de vereniging toegestuurd. De vereniging zal deze data alleen gebruiken voor interne communicatie/doelstellingen. Deze gegevens zullen niet ter hand worden gesteld aan andere partijen tenzij uitdrukkelijk vooraf aangekondigd of daartoe wettelijk worden verplicht.

Omgaan met de gegevens

Elke persoon die namens de vereniging toegang krijgt tot de ledenadministratiesysteem, verplicht zich automatisch tot een zorgvuldige omgang met deze gegevens.

Kernprincipes hierbij zijn:

  • Geen toegang/inzage verlenen aan andere (ongeautoriseerde) personen
  • Geen gegevens doorspelen aan andere/externe partijen
  • Autorisatie alleen gebruiken voor club gerelateerde zaken

6. Persoonsgegevens die wij verwerken

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk verwerkt persoonsgegevens over jou die je zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Verwerking in de ledenadministratie:

  • Voor- en achternaam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer (ICE – in case of emergency)
  • Mobielnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Maten verenigingskleding
  • Bijnaam

Op de website verzamelen wij 2 soorten data:

  • Voor- en achternaam
  • Fotogalerij leden
  • Tijdens evenementen en ritten gemaakte (groeps)foto’s

7. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk werkt niet met gegevens die vallen onder bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals BSN nummers.

8. Hoe je jouw rechten ten aanzien van je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

  • Voor vragen over dit Privacy Statement en/of de wijze waarop de vereniging je persoonsgegevens verwerkt;
  • Voor vragen/opmerkingen/wijzigingen m.b.t. je gegevens in de ledenadministratie

kun je contact opnemen met het bestuur (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

9. Websites van derden

Dit Privacy Statement is niet van toepassing op websites van derden die via onze website door middel van hyperlinks kunnen worden bezocht.

10. Wijzigingen Privacy Statement

De vereniging behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Dit zal dan worden gecommuniceerd via een clubbericht.

Bijlage 1: Protocol met betrekking tot fotograferen

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s of beeldmateriaal op de website, in clubberichten en voor social media zoals Facebook, Instagram en Twitter e.d.. In het protocol kun je de regels lezen, waaraan de vereniging zich houdt als het gaat om foto’s of beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

ToerFietsClub (TFC) Noordwijk wil met dit protocol een positieve bijdrage leveren aan de bewustwording over het gebruik van beeldmateriaal en leggen we een aantal spelregels vast. 

Spelregels

  • Tijdens alle activiteiten waaraan door of met ToerFietsClub (TFC) Noordwijk wordt deelgenomen, kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of andere aanwezigen zoals b.v. pers;
  • Voor opnames die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen aparte toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht; deze toestemming is gegeven bij aanvang lidmaatschap.
  • De rechten van de foto’s liggen bij de vereniging. Als je ToerFietsClub (TFC) Noordwijk een foto aanlevert geeft je de vereniging automatisch het recht deze te allen tijde te gebruiken tenzij expliciet anders afgesproken.
  • De foto’s geven geen situaties weer die mogelijk als kwetsend/aanstootgevend kunnen worden ervaren.
  • Respect voor elkaar is in sport van groot belang. De waarden en normen die in sport en/of in het dagelijks leven gebruikelijk zijn gelden ook bij het gebruik van beeldmateriaal.
  • Leden, begeleiders en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij aanmelding of wanneer dit van toepassing wordt bij het bestuur. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
  • Als een lid of ouder/verzorger van een lid bezwaar heeft tegen specifieke foto’s dan worden in overleg met deze persoon de foto’s verwijderd;
  • Voor zover de opnamen louter voor persoonlijk gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor.

Bijlage 2: Social Media protocol

Social Media zijn niet meer weg te denken in onze maatschappij en dus ook niet op ToerFietsClub (TFC) Noordwijk. Social media kunnen een goede bijdrage leveren aan de professionaliteit van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk. En bovenal kan het heel leuk zijn.

Dit protocol is opgemaakt voor de beheerders (verder te noemen: makers van inhoud) van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk social media. De makers van inhoud zijn lid van de vereniging.

Uitgangspunt is dat de makers van inhoud zelf weten hoe zij hiermee verstandig omgaan. Het digitale gedrag op social media wijkt niet af van het normale gedrag binnen onze vereniging. Bedenk dat alle publicaties moeten passen in het kader van de normen en waarden van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk.

Posts van leden of derden die afwijken van de mores van onze vereniging, worden verwijderd.

 Richtlijnen

  • Makers van inhoud van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk delen kennis en andere waardevolle informatie.
  • Makers van inhoud publiceren geen vertrouwelijke informatie op social media.
  • Makers van inhoud gaan niet in discussie met een lid, ouder of andere betrokkenen van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk op social media.
  • Makers van inhoud weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn voor derden.
  • Makers van inhoud dienen ook rekening te houden met wettelijke auteurs-, beeld- en citaatrechten. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren. Schending van deze regels kan ToerFietsClub (TFC) Noordwijk een boete opleveren. ToerFietsClub (TFC) Noordwijk behoudt zich het recht voor eventuele schade op de maker van de inhoud te verhalen in geval van ernstige nalatigheid of opzet.
  • Makers van inhoud weten dat de website van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk altijd het leidende communicatiemiddel is. Andere media volgen de website. Makers van inhoud zullen geen tegenstrijdige berichtgeving plaatsen.

Bij twijfel over een publicatie zoeken makers van inhoud contact met het bestuur van ToerFietsClub (TFC) Noordwijk.

 Bedenk dat….

  • Het gebruik van social media ‘real time’ gebeurt. Een druk op de knop en het bericht staat direct online.
  • Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen. Bedenk dus goed hoe ToerFietsClub (TFC) Noordwijk wil overkomen in tekst, beeld en geluid – en niet alleen voor dat ene moment.